fbpx
محضر زيارة الورشة
العمل في الورشة

كيف تحرر محضر زيارة الورشة (نموذج + توصيات)

في هذه المقالة, نقصد بكلمة (المهندس), صاحب العمل المكلف بمتابعة المشروع أو ممثلا عنه, و هو الذي يقوم بادارة الاجتماعات, و تحرير محضر زيارة الورشة.

فيما يلي (15) نقطة يتوجب على المهندس مراعاتها اثناء تحرير المحضر .

1- تأكد من سريان الآجال التعاقدية

المهندس هو اعرف المتدخلين بالتفاصيل و الخبايا, سواء في المكتب او في الورشة. و اعرفهم بمدى ضرورة ايقاف الآجال التعاقدية و دوافع ذلك.

و من الضروري الا يتم الامر بايقاف الاشغال أو استئنافها إلا بعد تقرير يقدمه المهندس إلى صاحب المشروع. يبين كافة الاسباب و الدوافع.

و لذلك, على المهندس الذي يلتحق حديثا بالورشة, أن يدرس تاريخ المشروع جيدا و أن يتحقق من سريان الآجال التعاقدية قبل استلام أية أشغال أو الامر بانجازها.

و السبب يعود إلى أن بعض المقاولات قد لا تتوقف فعليا عن عملية الانجاز حتى بعد تلقيها للأمر بتوقيف الاشغال, ليتسنى لها ربح المزيد من الوقت _بطريقة مخالفة للقوانين المعمول بها_ لتفادي عقوبة التاخير.

في هذه الحالة, على المهندس مناقشة هذه القضية كتابيا مع صاحب المشروع قبل استلام أية اشغال أو اعطاء توصيات.

2- تأكد من هوية الأعضاء الحاضرين

جرت العادة أن نجتمع بمختلف المتدخلين في الورشة ثم نتطرق إلى تحرير المحضر دون أن نكلف أنفسها عناء التأكد من هوية الاعضاء ….

خصوصا الذين يحضرون للمرة الاولى أو ينوبون عمن نعرفهم مسبقا, و قد يبدو ذلك بالنسبة لنا أمرا في غاية الإحراج.

على الحاضرين أن يكونوا مفوضين لإمضاء محضر زيارة الورشة, و أن يكونوا مؤهلين لاتخاذ القرارات أو استلام الأوامر.

اذا أحرجك التأكد من هوية الأعضاء قد تجد نفسك تمضى محاضرك رفقة عامل ما أو أي شخص ينتحل هوية المقاول.

3- استخدم دفتر الورشة

يسمح لك استخدام دفتر الورشة بتكوين سجل يحتوي على تاريخ المشروع و أحداثه بصفة تسلسلية تسمح لك أو لغيرك فيما بعد بالعودة إلى أي مرحلة و تتبع كيفيات الانجاز و مدى رفع التحفظات المسجلة و التوصيات التي تم تقديمها سابقا للمقاولة.

و على العكس, فإن استعمال أوراق فردية في كل مرة يجعلك مهددا بتضييع تاريخ المشروع على نفسك و على غيرك فيما بعد, و فقدان بعض المعلومات التي توضح مراحل الانجاز, ما يسبب حلقات مفقودة يؤثر وجودها على المتابعة الجيدة للمشروع.

4- من الأفضل ترقيم المحاضر

بصفة مشابهة لما ذكرته في النقطة 3, فإن ترقيم المحاضر يسمح لك بترتيبها بصفة تسمح لك بالعودة لأي منها دون عناء في أي وقت, و يمكنك من التفطن لغياب بعضها أو فقدانه من المكتب.

يمكنك أن تتخيل نفسك تستلم مهمة متابعة مشروع في طور الانجاز, و حزمة من المحاضر غير المرقمة التي تجعلك تتسائل:

هذا كل ما تم الاتفاق عليه سابقا؟.

5- أدرج عنوان المشروع ( والحصة ان وجدت)

عندما تسند إليك مهمة متابعة أكثر من مشروع, فأنت تحتاج لهذه النقطة بالفعل.

فاختلاط المحاضر الخاصة بمشاريع مختلفة على المكتب يجعلك شخصا مشوشا, و يضيع منك الكثير من الوقت و الجهد في التعرف على المحضر الذي تبحث عنه.

6- أكتب تاريخ الزيارة بالأحرف كذلك

غالبا ما نقوم بعمل نسخ إضافية من المحاضر باستعمال آلة النسخ, حيث يضيع احيانا التاريخ المكتوب في أعلى المحضر نتيجة عدم وضع الورقة جيدا في مكانها المخصص,

لذا فإن ابتداء فقرة المحضرة بكتابة تاريخ الزيارة بالاحرف تعد فكرة جيدة جدا.

7- راع ترتيب الأعضاء حسب الدور و المنصب!

هذه النقطة لا تغير شيئا من فعالية المحضر, و لكن عدم أخذها بعين الاعتبار يظهرك في صورة مهندس غير محترف و ليس له بعد خبرة في ادارة اجتماعات الورشة.

و لهذا, تفطن أثناء تحرير المحضر إلى ترتيب الأعضاء ابتداءا من ممثلي اول هيئة مصدرة للأوامر إلى ممثلي آخر جهة متلقية لها,

فيكون الترتيب بذكر ممثل عن كل من :

  • صاحب المشروع
  • صاحب المشروع المنتدب
  • هيئة المراقبة التقنية
  • صاحب العمل
  • مؤسسة الانجاز
  • المتعامل الثانوي (معتمد).

كما يتم ترتيب الأعضاء في الهيئة الواحدة حسب المنصب من الأعلى إلى ألاسفل, مثال:

  • مدير المشاريع
  • رئيس المشروع
  • مهندس الورشة
  • مسير الاشغال
  • رئيس الورشة…إلخ.

و إن كان حضور أي منهم قد يكفي عن حضور الجميع غالبا.

8- تناول الاشغال المستلمة خلال الزيارة

من المهم جدا اعطاء لمحة عن الأشغال التي تم انجازها من طرف المقاولة منذ تاريخ آخر زيارة, و عن مدى موافقتها لمعايير البناء المعمول بها و هل تم استلامها أو لا و لماذا.

عند التحدث عن هذه الاشغال من المهم تمييزها بالفواصل أو العناصر أو الأجنحة …إلخ و ذكر كميتها و أبعادها و مكان تواجدها بالتحديد.

مثال/ الجناح c – الأعمدة P1-P2-P3 – الابعاد 30*30*3.06 – الجهة الغربية للجناح.

هذه الطريقة تسهل عليك لاحقا عملية التحقق من وثيقة الارتباط (attachement) و التي ستصادق عليها حتى تسمح للمقاولة بفوترة الأشغال.

9- استعمل رسومات توضيحية

يستحسن -عند الحاجة- ادراج رسومات توضيحية لتقريب التفاصيل لمن يطلع بعدك على المحضر أو لمن سيجسد هذه التفاصيل على الواقع.

قد توضح هذه الرسومات أشغالا تم انجازها سابقا او اشغالا يتم شرحها لانجازها لاحقا.

10- أدرج توصيات جديدة

بعد الاطلاع على الأشغال التي تم إنجازها، و من ثم نقدها و تقييمها وفق معايير البناء، فمن العملي جدا تقديم توصيات حول الأشغال التي سيتم تنفيذها في المرحلة القادمة، و توضيحها حسب ما جاء في دفتر الشروط.

11- لا تأمر بأشغال اضافية!

نعم، هذه النقطة في غاية الأهمية و الخطورة، لا تأمر بإنجاز أي أشغال اضافية لم تتعهد المقاولة في صفقة الأشغال بانجازها، سواءا كانت أشغال في اطار الصفقة أو خارج إطار الصفقة.

قد يكون صاحب المشروع غير مقتنع بإنجاز هذه الأشغال أو غير قادر على تسديد كلفتها. و بالتالي من المحتمل أن تكون مهددا بتحمل مسؤولية هذه الخسائر على عاتقك.

أمر آخر، لا تقم باستلام أية أشغال اضافية أو تكميلية قامت المقاولة بانجازها دون تلقيها اذن كتابي مسبقا من صاحب المشروع.

12- ادرج التحفظات ان وجدت

عند معاينة الأشغال المنجزة، من الضروري التحقق من موافقتها لمعايير البناء المعمول بها في بلادك، و التي يتم تحديدها عادة في دفتر التعليمات الخاصة المدرج في صفقة الانجاز.

اذا كانت لديك أية تحفظات على الأشغال التي تم معاينتها خلال هذه الزيارة فمن المهم ذكرها على المحضر.

لا تنسى تحديد المهلة اللازمة للمقاولة لرفع هذه التحفظات.

يتم الوقوف على مدى رفع هذه التحفظات عند انقضاء المهلة المحددة.

13- حدد نسبة تقدم الأشغال

من المفيد جدا ذكر نسبة تقدم الأشغال على المحضر، سواءا النسبة الكلية للمشروع، أو النسب الجزئية المتعلقة بحصة أو مرحلة ما من مراحل الانجاز.

تسمح لك هذه النسب(ة) بمعرفة مدى تقيد المقاولة برزنامة الأشغال، و احترامها للاجال التعاقدية.

14- قم بترقيم صفحات المحضر

هذه النقطة، و إن كانت تبدو على درجة منخفضة من الأهمية، إلا أن عواقب تجاهلها قد يسبب لك المتاعب.

اذا تم تحرير محضر زيارة الورشة في أكثر من صفحة فإن ضياع بعض منها يعني ضياع صفحة من تاريخ المشروع.

و قد يؤثر ذلك أيضاً على فعالية الدور الذي تقوم به في الورشة.

15- إقفال المحضر مهمتك أنت!

قد يتيح ابقاء المحضر مفتوحا الفرصة لأي شخص فيما بعد بإضافة أو إلغاء أمور قد لا تكون موافقا عليها. و عليه، قم أنت باقفاله.

كانت هذه ١٥ نقطة انصح اخواني المهندسين و خاصة المبتدئين منهم بمراعاتها خلال تحرير محضر زيارة الورشة.

اذا كانت لديك نقاط أخرى تفيد بها اخوانك المهندسين، أو تساعدنا بها على تحسين هذه المقالة فتفضل بطرحها في التعليقات.

إليك نموذج المحضر الذي اقترحه عليك, مع أني أكتبه عادة بخط يدي على دفتر الورشة.

نموذج محضر زيارة الورشة

تفقدني من حين لآخر, لنعزز خ|برا تنا الهندسية, شكرا على زيارتك.

اترك تعليقا...

error: Content is protected !!